Appunti sull’evoluzione delle conferenze

Negli ultimi anni, c’è stata una notevole evoluzione nel settore degli eventi. Condivido qualche appunto, anche prendendo spunto da questa interessante conversazione su Friendfeed.

Format
Soprattutto in ambito tecnologico sono emersi veri e propri format di evento come i Barcamp e gli Ignite. I primi funzionano quando aggregano una comunità omogenea di persone che si scambia esperienze e conoscenza di processo (quella che non è possibile codificare in libri per la velocità con cui evolve). I secondi, invece, puntano a far incontrare un gruppo eterogeneo di persone lanciando sul tavolo una serie di spunti di discussione che “accendano” le relazioni tra i partecipanti.
Il ruolo del format è rendere replicabile la manifestazione e fornire una cornice organizzativa semplice che permetta anche a non professionisti di realizzare un evento in modo soddisfacente.

Microeventi
I microeventi (aperitivi, incontri di networking) stanno assumendo sempre maggiore importanza. Si tratta di manifestazioni che possono essere organizzate con poco sforzo, ma con continuità, e sono utili soprattutto per tenere vive le relazioni in una comunità eterogenea di persone accomunate da un obiettivo. In Italia è il caso delle tante manifestazioni organizzate dai Club In, mentre in Europa si possono citare gli Open Coffe londinesi dedicati a chi vuole creare nuove aziende.
Queste manifestazioni vengono spesso snobbate dagli sponsor che le considerano troppo piccole. Dal mio punto di vista è un errore, perché tali incontri, in realtà, permettono di stabilire relazioni molto calde con persone che generalmente sono opinion leader nel proprio settore.

Estensione del brand
Alcuni eventi stanno estendendo il proprio brand adottando una strategia di crowdsourcing. E’ il caso, per esempio, di Ted che ha inaugurato un programma di eventi locali, offrendo agli organizzatori la possibilità di usare il marchio e il format. Il risultato è stato ovviamente straordinario, tanto che da marzo 2009 ad aprile 2010 si sono svolti e sono in programma oltre 350 appuntamenti in tutto il mondo (in Italia se ne è tenuto uno a Como a novembre).
Sulla stessa scia si sta muovendo il Lift (altra quotatissima conferenza internazionale) con il programma Lift@Home. In entrambi i casi, l’idea di fondo è che una conferenza non è solamente un evento, ma l’occasione di aggregare una comunità di persone che condividono un interesse.

Livestreaming
Il costo per videoregistrare un evento ed eventualmente trasmetterlo in streaming si è drasticamente abbassato e quindi, oggi, ci sono moltissime occasioni di guardare i talk senza dover necessariamente essere presenti alla manifestazione. Spesso, ci si preoccupa di organizzare anche la diretta grazie all’utilizzo di piattaforme come Livestream o Ustream. L’effetto è duplice perché si amplia la platea nello spazio e nel tempo; gli eventi, infatti, sono per definizione locali e spesso attirano una platea in una zona geografica circoscritta. Con lo streaming, spesso e volentieri, le persone che seguono online superano di gran lunga i partecipanti convenuti nella sede del congresso.
In Italia, Dolmedia ha creato un vero e proprio business curando con grande successo le web tv di manifestazioni anche molto complesse come il Festival del Giornalismo di Perugia.

Backchannel
Soprattutto durante le conferenze tecniche e i barcamp, i partecipanti non si limitano ad ascoltare ma usano il proprio computer per documentare e commentare la propria esperienza. In questi contesti, infatti, è piuttosto comune che il luogo sia attrezzato con una rete wi-fi e con prese per ricaricare i computer.
Questa pratica è stata definita backchannel e sta assumendo molte forme diverse. Si è partiti con le chat e il live blogging (interessanti a questo proposito i suggerimenti pubblicati da Bruno Giussani per i conference blogger), ma adesso gli esperimenti sono quasi tutti incentrati sull’uso di Twitter e di Facebook. Con il primo si aggregano gli status che riportano uno stesso hashtag, mentre il secondo mette a disposizione un widget, usato per la prima volta durante la diretta del giuramento di Barack Obama come presidente degli Stati Uniti.

Creare un collegamento tra sala e pubblico online
Assodato che sempre più eventi tenderanno a usare il livestream e il backchannel, la cosa più difficile da fare è creare un collegamento tra il pubblico in sala e quello che segue online. La questione non è banale, perché chi si è spostato per partecipare all’evento è ovviamente interessato a interagire con le altre persone in carne e ossa e ignora chi segue da remoto. Allo stesso tempo, chi è rimasto a casa si trova in una situazione tutto sommato atipica per una conferenza in quanto è un semplice videospettatore e – per esempio – subisce tutti i tempi morti e gli intervalli che invece vengono usati dalle persone per fare networking e conversare.
Questo suggerisce diverse ipotesi di lavoro. Per esempio, si potrebbe:
a) immaginare di trattare in modo completamente diverso le due audience abbandonando l’idea di farle interagire: d’altro canto le esperienze che stanno vivendo sono completamente differenti e tanto vale prenderne atto;
b) prevedere di “proiettare” dei contenuti per riempire le pause oppure immaginare delle attività da svolgere con chi segue l’evento online con lo scopo di intrattenerlo e non farlo fuggire dallo schermo;
c) pensare di costruire un’interazione tra chi era in sala e chi era davanti al monitor dopo l’evento, partendo dalla base dell’esperienza comune, ossia quella di aver fruito degli stessi contenuti.

Come sempre, le vostre osservazioni sono preziose e i vostri suggerimenti benvenuti 🙂